ciekawe

Podczas analizy protokołu z kontrroli zaznaczyłem sobie kilka ciekawych cytatów.

Jeżeli ten temat kogoś jeszcze interesuje zapraszam do lektury.

Kontrolującemu okazano także pisemne polecenie służbowe, wydane przez Burmistrza Nowego Wiśnicza dla cyt.: „Księgowość w/m”, z datą 20.12.2010 r. o treści, cyt.: „ W związku z analizą faktury nr 000073/YAT/2010 z dnia 10.12.2010 r. na kwotę 732.000,33 zł. na zadanie budowa chodnika z kanalizacją deszczową w miejscowości Połom Duży przy drodze woj. Nr 965 o dł. około 648 mb wraz z dwoma zatokami i przebudową istniejących zjazdów oraz faktury nr 000075/YAT/2010 r, na kwotę 605.729,99 zł. na zadanie budowa chodnika z kanalizacją deszczową w miejscowości Muchówka przy drodze woj. Nr 966 o          dł. około 667 mb wraz z dwoma zatokami i przebudową istniejących zjazdów wystawionych przez: Usługi Ogólno Budowlane „ZET-BRUK” Krzysztof Zgraja Okocim, ul Zamkowa 78, 32-800 Brzesko polecam nie wykazywać zobowiązania z w/w tytułów jako wymagalnego. W trakcie analizy ustaliłem, iż nieprawidłowo zostały zatwierdzone w/w faktury pod względem merytorycznym. Poprawność realizowanych przez Firmę ZET-BRUK robót budowlanych jest weryfikowana, stąd merytoryczne stwierdzenie faktur w dniu 15.12.2010 r. nie powinno nastąpić. Po zakończeniu weryfikacji dam polecenie zapłaty, dopuszczam możliwość częściowego zafakturowania.

„Do czasu otrzymania certyfikatu jakości paliwa wstrzymać wypłatę f-y”

 

 Proszę o wyjaśnienie której części oświetlenia drogowego dotyczy faktura. ” oraz „Zatwierdzam do wypłaty w dn. 19.07.2011 po złożeniu wyjaśnienia.

 Proszę o wyjaśnienie wg jakiej taryfy opłacana jest energia refakturowana na konto Urzędu Miejskiego. Do czasu wyjaśnienia wstrzymuję bieg faktury”

 Proszę o wyjaśnienie miejsca poboru energii oraz o kalkulację szczegółową taryfy ” oraz „  Po wyjaśnieniu miejsca zużycia energii elektrycznej i składników faktury zatwierdzam do zapłaty

 Wyrażam zgodę na zapłatę f-ry nr E894129523 po dostarczeniu informacji o miejscu lokalizacji licznika z którego dokonano odczytu energii

„ W odpowiedzi na pismo z dnia 02.06.211r. oraz na pismo z dnia 07.06,201lr. (data wpływu 08.06.2011r.) Wydział Windykacji Dąbrowa Tarnowska uprzejmie informuje,, że wyjątkowo wyrażamy zgodę na zapłatę należności:

kontrahenta 10 240 789 w kwocie 46631,95 zł z tytułu faktury VAT nr E878048031 oraz  kontrahenta 10 240 216 w kwocie 22444,48 zł z tytułu faktury VAT nr E878048186 w nieprzekraczalnym terminie do dnia 11.07.201lr. — zgodnie z Państwa pismem.

Brak zapłaty w/w należności w wyżej zakreślonym terminie może spowodować wstrzymanie dostarczania energii elektrycznej. Nie odstępujemy tym samym od naliczenia odsetek za zwłokę.

Jednocześnie uprzejmie informujemy, że jedynie bardzo trudna sytuacja losowa odbiorcy energii może być przyczyną odłączenia terminu płatności.

Uprzejmie prosimy o terminowe w przyszłości opłacanie należności za energię elektryczną, gdyż z uwagi na nasze zobowiązania nie będziemy mogli wyrazić zgody na odroczenie terminu płatności. ”

Kontrolującemu okazano notatkę podpisaną przez Burmistrza Nowego Wiśnicza (brak daty sporządzenia) o treści, cyt.: „ Uzgodniono w czasie spotkania Burmistrza Nowego Wiśnicza z właścicielem firmy Przedsiębiorstwo Transportowo Sprzętowe Panem      przeniesienie terminu płatności faktur za 2010 i 2011

rok do końca lutego 2012 roku.”. Ww. notatka nie została podpisana przez ww. kontrahenta.

„ W związku z koniecznością rozpięcia sieci zasilanej przez ZK i wpięcia jej do sieci miejskiej proszę o wyjaśnienie treści f-ry”.

„ W odpowiedzi na pismo z dnia 09.09.201lr. /data wpływu 15.09.201lr./ Wydział Windykacji Dąbrowa Tarnowska uprzejmie informuje, że wyjątkowo wyrażamy zgodę na odroczenie terminu płatności faktuiy nr E244974241 w kwocie 19 522,60 zł z terminem płatności 09.09.2011 r. do dnia 17.10.2011 r.

Nie odstępujemy tym samym od naliczenia odsetek za zwłokę.

Uprzejmie prosimy o terminowe w przyszłości opłacanie należności za energię elektryczną, gdyż z uwagi na nasze zobowiązania nie będziemy mogli wyrazić zgody na odroczenie terminu płatności. ”

W toku kontroli ustalono, iż ww. roboty budowlane wykonywane były przez kontrahenta Gminy w oparciu o umowę nr UM-WI-3420-11/2010 z dnia 03.08.2010 r. Mimo ustnych żądań kontrolującego, nie okazano mu ww. umowy (Inspektor Wydziału Inwestycji i Remontów Urzędu Miejskiego w Nowym Wiśniczu kilkukrotnie przekazywał kontrolującemu informację, iż zgodnie z jego wiedzą ww. umowa została przekazana kontrolującemu - kontrolujący podtrzymuje, iż nie miało to miejsca), stąd kontrolujący nie ustalił ewentualnych zasad jakie strony przyjęły w zakresie wystawiania faktur przez wykonawcę robót.

„ W związku z pytaniami dotyczącymi przeprowadzenia inwentaryzacji rozrachunków Urzędu Miejskiego w Nowym Wiśniczu wg stanu na dzień 31.12.2010 r, wyjaśniam, iż stosowna inwentaryzacja rozrachunków na ostatni dzień 2010 r. została przeprowadzana w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i ich weryfikacji.

W związku z tym iż f-ry, o których mowa w pytaniach z dnia 13 i 24 kwietnia 2012 r., nie wypłynęły do Wydziału Finansowo — Budżetowego i Podatków w roku 2010 nie zostały zaewidencjonowane w księgach rachunkowych roku 2010 nie mogły więc być przedmiotem inwentaryzacji.

W złożonym w dniu 07.03.2012 r. wyjaśnieniu Burmistrz Nowego Wiśnicza wskazał, cyt.: „W latach 2009-2011 przypisy i odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych dla pracowników urzędu dokonywane były sukcesywnie w ciągu danego roku, zgodnie z wolą i życzeniem Rady Pracowniczej. Zauważyć należy; że np. w roku 2009 do dnia 31 maja w różnych terminach przekazano łącznie kwotę 30050 zł, w części wyprzedzająco w stosunku do ustawowego terminu. Stosowane w tym zakresie w Urzędzie Miejskim procedury wyglądały w ten sposób, ze na wniosek Przewodniczącego Rady Pracowniczej przekazywane były środki w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na zrealizowanie konkretnych zamierzeń Rady Pracowniczej w celu zaspokojenia bytowych, socjalnych i kulturalnych potrzeb pracowników. Zwrócić należy także uwagę, że gmina w wyżej wymienionym oh'esie prowadziła intensywną działalność zmierzającą do likwidacji

bezrobocia, skutkiem czego na różnych programach przy Urzędzie Miejskim zatrudniani byli bezrobotni. Należało zatem stale koiygować wyliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Dokonywane korekty widoczne są przy analizie naliczeń na ten fundusz. W roku 2010 niższe naliczenie odpisu na dzień

• września 2010 roku, stanowiące 75,3% wynikało z faktu, że gmina dotknięta została powodzią, do usuwania której zatrudnione zostały dodatkowe osoby. Również i w tym roku Rada Pracownicza rozumiejąca trudną sytuację gminy w związku z powodzią, nie zgłaszała do mnie żadnych potrzeb w zakresie zaspokajania socjalnych, kulturalnych i bytowych potrzeb pracowników, mając świadomość że te środki będzie można wykorzystać później, po usunięciu zniszczeń powodziowych w gminie. Rok 2011 to czas, w którym uregulowano zobowiązania wobec Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych z roku 2010 zgodnie z wolą pracowników na kwotę 32 651,59 zł oraz przekazano część odpisu na dzień 30 września 2010 roku. Należy stwierdzić, że korzystanie z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w wyżej wymienionych latach odbywało się zawsze: zgodnie z wolą Rady Pracowniczej, zgodnie z planowanymi przez Radę Pracowniczą wydatkami, istniały obiektywne trudności w naliczeniu odpisu, ze względu na zmieniającą się ciągle liczbę zatrudnionych w urzędzie, w związku z zatrudnianiem bezrobotnych, brak woli korzystania z Funduszu w związku ze:

o stratami powodziowym i na terenie gminy,

o brakiem sygnału od osób naliczających odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych o jego niepełnym dofinansowaniu w ustawowych terminach,

o        świadomością załogi, że mimo tego iż fundusz ma charakter roczny, można go wykorzystać w roku następnym,

o        zmianą na stanowisku Przewodniczącego Rady Pracowniczej z dniem 31 marca 2011 roku,

o        koniecznością dokonania wyborów nowej Rady Pracowniczej, jej ukonstytuowania się oraz przyjęcia planu działania.

Zauważyć należy także, że w latach 2009-2011 w Urzędzie Miejskim nastąpiła zmiana pokoleniowa i trudno jest znaleźć formy wykorzystania funduszu socjalnego, które zyskałyby akceptację wszystkich pracowników

Powyższe wyjaśnienie złożone przez Burmistrza Nowego Wiśnicza, nie zmienia ustaleń kontroli.

Z zapisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych jasno wynika, iż fundusz tworzy pracodawca, w tym przypadku Burmistrz i to pracodawca przekazuje równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy na rachunek bankowy Funduszu w terminach wskazanych w ustawie. Dotrzymanie tych terminów nie zależy i nie jest związane z wolą

-                     życzeniem pracowników ani Przewodniczącego Rady Pracowniczej, lecz jest obowiązkiem wynikającym z treści ww. ustawy przypisanej pracodawcy, czyli Burmistrzowi Nowego Wiśnicza.

Ponadto, równowartość corocznego odpisu musi być przekazywana na rachunek bankowy funduszu bez względu na zasady i warunki korzystania przez pracowników z usług i świadczeń tego Funduszu.

Z przedstawionego w dniu 07.03.2012 r. wyjaśniania Burmistrza Nowego Wiśnicza wynika, że cyt.: „W związku z sukcesywnym realizowaniem w ciągu roku zobowiązań wobec Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz zmieniającą się liczbą zatrudnionych, istniała trudność w precyzyjnym wyliczeniu zobowiązań na dzień 31 maja i 30 września. Wobec braku zgłoszeń jakichkolwiek roszczeń Rady Pracowniczej w związku z naliczeniem i zasileniem w wyżej wymienionych terminach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, osoby przygotowujące sprawozdania nie wpisały kwot wymienionych w zapytaniu w kolumnie zobowiązań wymagalnych. Mogło to wynikać ze świadomości, że środki te można wykorzystywać w latach następnych i nie ulegają one likwidacji. W rozumieniu prawa cywilnego przekazanie określonych kwot nie jest długiem wobec tego funduszu a powinny one pozostać do dyspozycji pracowników. Z tego faktu wynikało nie ujęcie ich w zobowiązaniach wymagalnych na dzień 30 czerwca, 30 września i 31 grudnia. "

 

W związku z możliwością sprawdzenia urządzeń technologicznych po uruchomieniu bioreaktorów (2012 rok) nie potwierdzam pod względem merytorycznym f-y 369/09/2011, tym samym anuluję decyzję kierownika Wydziału Inwestycji i Sekretarza Gminy ”,

 

Sumując środki zabezpieczone w budżecie oraz kwotę pożyczki, wobec faktu całkowitej niewydolności starej oczyszczalni ścieków, mając na uwadze dofinansowanie tego zadania z funduszy zewnętrznych, uznałem za zasadne podpisać umowę w dniu 2 sierpnia 2010 roku, w przedostatnim dniu terminu związania ofertą. Nie było możliwości dalszej zwłoki w podpisaniu powyższej umowy, ani też nie było możliwości zwołania w tym dniu nadzwyczajnej sesji Rady Miejskiej. Na najbliższej sesji w dniu 30 sierpnia 2010 roku Rada Miejska postanowiła

o        zaciągnięciu pożyczki długoterminowej, potwierdzając jakoby moje wcześniejsze działanie. Rada Miejska w Nowym Wiśniczu przy podejmowaniu powyższej uchwały została poinformowana o tym, że pożyczka wykorzystywana będzie również w roku 2012. Przed podpisaniem porozumień z wykonawcą poinformowałem Radę Miejską

o        fakcie ich zawierania, praktycznie na każdej sesji temat tej inwestycji jest omawiany w szczegółach dotyczących także finansów. Rada Miejska zna poziom finansowani tej inwestycji do końca 2011 roku oraz środki, jakie są niezbędne w 2012 roku do jej zakończenia. Organ stanowiący wyraził również zgodę na prefinansowanie tej inwestycji przez Bank Gospodarstwa Krajowego, a wszelkie działania finansowe, w tym zmiana wieloletnich planów finansowych, następują sukcesywnie na kolejnych sesjach Rady Miejskiej

W wyjaśnieniu złożonym w powyższej sprawie Skarbnik Gminy wskazał, cyt.: Informuję, że nie odnalazłam niektórych dokumentów księgowych dot. inwestycji „Budowa szatni na stadionie sportowym w Stałym Wiśniczu za rok 2003, 2004 i 2005. W okresie tym inwestycja ta figurowała pod nazwą Budowa szatni w Nowym Wiśniczu, prawdopodobnie dlatego dokumenty te były przechowywane wraz z dokumentami z pozostałych lat dotyczącymi tej inwestycji. Mogły więc zostać omyłkowo zniszczone zgodnie z art. 74 ust 2 pfa 8 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości jako pozostałe dowody księgowe i dokumenty. ”

Ustalono, kto i w jakim celu zakupił materiały, dlatego termin został wydłużony."

• Do kontroli przedstawiono protokół zdawczo-odbiorczy opracowanego projektu boiska sportowego ~ zgodnie z umową, podpisany przez przedstawicieli Wykonawcy oraz Kierownika Wydziału Inwestycji p.

Protokół nie zawiera daty sporządzenia.

Na dzień kontroli, tj. 22.03.2012 r., do badania nie przedstawiono dokumentów uzasadniających zapłatę zobowiązań wynikających z faktury w terminach niezgodnych z ww. postanowieniami spisanymi pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym.

W związku z pytaniem dotyczącym zaciągnięcia zobowiązania przekraczające plan finansowy wyjaśniam, iż wg informacji otrzymanych od służb finansowych każdorazowo przed zaciągnięciem zobowiązania plan finansowy był zabezpieczony w danej części podziałki budżetowej. Mogło się zdarzyć, że potwierdzenie planu wynikało z wadliwie działającego programu komputerowego. Zakupiony został w 2010 roku dodatkowy program i przekroczenia w 2011 roku nie wystąpiły. Budowa kaplicy realizowana była systemem gospodarczym (ZRB), który wymusza zakupy odpowiednich materiałów prawie na bieżąco. Montaż konstrukcji stalowej wzmacniającej konstrukcję drewnianą był wprowadzony dodatkowo przez projektantów w trakcie realizacji inwestycji i wykonywanie robót dachowych. Dla bezpieczeństwa użytkowników kaplicy nie

mogłem nie wykonać dodatkowego zabezpieczenia stalowymi ściągami powierzchni połać dachowych. Prace firmy JAROSZ oraz CERAMTRANS są pochodnymi montażu wzmocnień połaci dachowych (montaż wieży oraz obróbek wystroju wieży miedzią). Ewentualne zwiększenia przekroczeń wynikało z wadliwie działającego programu informatycznego, który nie pokazywał przeltroczeń, bądź ze sposobem zaksięgowania wydatków ZRB”.

W powyższym wyjaśnieniu Burmistrz wskazał, cyt. „W związku z pytaniem dotyczącym regulowania zobowiązań wyjaśniam> iż realizacja faktur w 2010 i 2011 roku odbywała się często po dodatkowych uzgodnieniach pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. Faktury dostarczane były do urzędu równolegle z dokumentami, które wymagały sprawdzenia i przeliczenia stanu faktycznego z zapisanym na dokumencie WZ lub innymi stanowiącymi załącznik do faktury ”.

„1. W związku z pytaniem dotyczącym zaciągania zobowiązań wyjaśniam, iż w maju i czerwcu 2010 roku gminę Nowy Wiśnicz zniszczyła w znacznej mierze powódź. Powstała pilna potrzeba zabezpieczenia dojazdów do domów, poprawa nawierzchni dróg gminnych i naprawy mostów. Równocześnie gmina oszacowała skutki powodzi mając zapewnienie od sztabów kryzysowych powiatu i województwa otrzymania środków na pobycie zobowiązań. Należy stwierdzić, że w miesiącu kwietniu 2010 roku po wykonaniu odkrywki gruntu koło nowej szkoły w Wiśniczu przy ulicy Lipnickiej stwierdzono konieczność dodatkowej wymiany gruntu oraz wykonanie odwodnienia.

Ilość pospółki potrzebna na tzw. poduszkę żwirowo - piaskową to 300 m3. Gmina posiadała wyliczenie ilości materiałów i ich ceny w kosztorysie ofertowym. Przyjęcie przez kontrolującego faktur wykonanych do końca roku jako podstawy do wyliczenia sumy zobowiązań uznać należy za wadliwe dlatego, że po powodzi ceny kruszywa wzrosły także z powodu wydłużenia drogi jego transportu. Zlecając postępowanie przetargowe, a także podpisując umowę miałem zapewnienie od służb finansowych

o          zabezpieczeniu w budżecie odpowiednich środków. Z pewnością mogło być tego przyczyną „wydzielanie” środków dla ZRB i ich samodzielność” w realizowaniu zadań bez dokładnego powiązania z budżetem gminy.

Konieczność wykonania poduszki piaskowo-żwirowej pojawiła się przy wykonywaniu robót ziemnych przy realizacji fundamentowania przedszkola, nie była możliwa do przewidzenia mimo wykonania wierceń geologicznych, wymagała podjęcia decyzji ze względu na duże wykopy ziemne bezpośrednio przy szkole, a także intensywne opady deszczu (powódź 2010). Posiadałem informację o zabezpieczonym planie finansowym.

-                     i 4. Drenaż opaskowy wokół poduszki żwirowo — pisakowej był niezbędny do wykonania po czasie obfitych opadów deszczu w 2010 roku. Zaciągnięte zobowiązania znajdowały terminowe pobycie w zapewnieniach kierowanych do gminy w sprawie środków na usuwanie skutków powodzi. Wykonanie robót betonowych (firma P. Stopa) dawało gwarancję utrzymania wykonanych podkładów żwirowo- piaskowych (300 nł) przy korycie rzeki i wykonanie właściwego fundamentowania.

W przypadku nowej fali opadów nie wykonanie robót betonowych skutkować mogło zniszczeniem robót o wartości około 500 tyś. zł. Późne otrzymanie znikomej części środków na odtwarzanie zniszczeń powodziowych zweryfikowało negatywnie oczekiwania gminy na obiecywane wsparcie po powodzi. Nałeży również stwierdzić, że na infrastrukturę drogową oraz przedszkole (fundamenty) na kolejnych sesjach Rady Miejskiej plan był zwiększany, jednak wobec 10 milionów strat powodziowych, bez środków zewnętrznych nie można było utworzyć go na odpowiednim poziomie ”

„ ...Do dnia 12.09.2011 r. [...] nie została powiadomiona o terminie zawarcia umowy oraz przekazaniu terenu budowy, dokumentacji projektowej oraz dziennika budowy pomiędzy naszą Firmą a Zleceniodawcą tj. Urzędem Miasta Nowy Wiśnicz. Proszę o wyjaśnienie zaistniałej sytuacji do dnia 13.09.2011 r., w przeciwnym razie o sprawie powiadomię Prokuraturę Rejonową w Bochni. Oświadczam również, że nie odmawiałem, nie odmawiam a wręcz domagam się podpisania umowy pomiędzy moją firmą, tj. [...] a Urzędem Miasta Nowy Wiśnicz jednak nie zostałem powiadomiony o terminie kiedy nastąpi podpisanie i przekazanie w/w dokumentów. ”